Jahresrückblicke

Bedingt durch so manche Sonnenstunde und der Vernunft folgend geht Dieter jährlich zur Hautkrebsvorsorge. Ende letzten Jahres hatte der Arzt in der Praxis Dres. Bosch bereits empfohlen, einen vergrößerten Leberfleck auf der rechten Bauchseite zu entfernen. Im Februar bekam Dieter einen Termin für Anfang April vereinbart. Der Schnitt war schnell gesetzt und der Leberfleck entfernt. Zwei Wochen später ging Dieter zum Hausarzt, um den einen Faden, mit dem die Außenhaut genäht wurde, entfernen zu lassen. Dabei veranlasste Dieter, dass sich der Hausarzt nach dem Ergebnis erkundigt. Kurz danach erhielt Dieter - neben vielen dienstlichen und auch privaten Anrufen in dieser Zeit - gleich zwei Anrufe: Hausarzt und Dr. Bosch persönlich informierten ihn, dass das entfernte Gewebe wohl noch als gutartig bezeichnet werden kann, aber bereits kritische Veränderungen aufwies. Daher ist eine Nachkontrolle in 6 Monaten und eine sonst mindestens jährliche Kontrolle unbedingt angeraten. Dieter wird sich also besser gegen Sonne schützen und starke Sonneneinstrahlung meiden müssen und die Vorsorge am besten sehr ernst nehmen.

Auch wenn der bisherige Verwalter von Dieters WEG in Eglosheim - die Fa. Brösamle GmbH mit dem Inhaber Herr Robert Müller - die nötigen professionellen Strukturen aufweist, gab es doch immer wieder Anlass zur Unzufriedenheit. Wesentliche Aspekte wurden „aufwandsminimiert“ bearbeitet, aber es war immer wieder neu erforderlich, einen Teil der Verwalteraufgaben selbst auszuführen, da die Aufgaben nur unvollständig oder unzureichend geleistet wurden.

Als Vorsitzender des Verwaltungsbeirats hatte sich Dieter zusammen mit dem Verwaltungsbeirat vorgenommen, bei der nächsten Verwalterbestellung den Wohnungseigentümern eine Alternative anzubieten. Da der bisherige Verwalter nur bis zum 31.12.2016 bestellt war, wurde eine Beschlussfassung auf der ordentlichen ETV in 2016 fällig. Dieter hatte das Thema auf „Anfang 2016“ zurückgestellt und mit der Fa. Atlas GmbH einen interessanten ortsansässigen Anbieter im Auge. Auf Anfrage sagte dieser Anbieter allerdings wegen Überlastung ab, so dass der Markt neu sondiert werden musste. Auf Basis einer Internetrecherche stellte Dieter eine Liste möglicher Anbieter zusammen und schloss die Unternehmen aus, die entweder zu klein waren oder keinen direkten regionalen Bezug hatten. Im nächsten Schritt holte er Angebote der Fa. Paulus Hausverwaltung GmbH, Freiberg und der Fa. Die Immobilienverwalter GmbH, Ludwigsburg ein. Während Paulus Immobilien einen Preis von 27 EUR brutto je Einheit und Monat beanspruchten, gab es von den Immobilienverwaltern ein sehr professionell gestaltetes, interessantes Angebot, was auf großes Interesse an der Übernahme der Verwaltung schließen ließ. Am Faschingsdienstag, 9. Februar, kam es zu einem ersten Treffen des Verwaltungsbeirats mit Herrn Hilbert, einem Prokuristen des Anbieters. Da die ETV in den Räumen der Fa. Brösamle stattfinden wird, konnte der alternative Anbieter nicht zur ETV eingeladen werden. Daher lud der VBR alle Wohnungseigentümer zu einem Kennenlerntreffen am Donnerstag, 9. März im Hof zwischen Haus 9 und 13 ein. Um dem kalten Wind zu entgehen, verlagerten wir das Treffen in den Hausflur von Haus 9. Herr Nobis erschien in Vertretung für Herr Hilbert. Es waren fast alle WE anwesend, auch noch Frau Fehrle, welche knapp 4 Wochen später am 5. April verstarb. In der Runde fehlten Herr Kern, das Ehepaar Grunau und Frau Denu - also genau die Eigentümer, die sich später in der ETV gegen den Wechsel zum neuen Anbieter ausgesprochen haben. Über eine Stunde lang stellten die Anwesenden kritische Fragen an Herrn Nobis. Bei der ETV dann konnte auf die vorliegenden Angebote des bisherigen und alternativen Verwalters verwiesen werden. Als Vorsitzender des VBR übernahm Dieter die Versammlungsleitung und bat Herrn Müller von der Fa. Brösamle GmbH, bevor dieser den Raum verließ, um seine Angebotsparameter. Nach reger Diskussion war ein wesentlicher Aspekt vieler Eigentümer, der Empfehlung des VBR zu folgen, da ja dieser eng mit dem Verwalter zusammenarbeiten müsse. Schön war, dass die Diskussion konstruktiv und positiv verlief. Ausschlaggebend war vielleicht die Positionierung des VBR, dass der bisherige Verwalter seine Aufgaben „aufwandsminimiert“ und sehr kontrollbedürftig erledigt und daher der Wunsch nach einem Wechsel bestand. Jetzt gilt es abzuwarten, wie sich ab 2017 der neue Anbieter zeigt und ob dessen Beauftragung zu einer Entlastung des VBR führt. Die umfangreichen Prüfungen und Kontrollen der Verwalterabrechnung waren ein Beispiel dafür, das den Anwesenden in einem umfassenden Belegprüfungsbericht von Dieter dargelegt wurde. Toll war, dass Susanne an der Versammlung teilnahm und ein eigenes Feedback zum Ablauf der Veranstaltung geben konnte.

Der neue Geschäftsführer Steven van Tuijl kam auf Dieter zu, um am 18.07.2016 ein „1 to 1“ durchzuführen, also eine persönliche Besprechung. Bei diesem Termin erläuterte Dieter die Zukunft des Datenschutzbeauftragten nach dem deutschen Modell und dass davon auszugehen sei, dass weiterhin ein DSB zu bestellen ist, welcher direkt der Geschäftsleitung zu unterstellen ist. Steven griff diese Anmerkung auf und regte an, dass Dieter dann auch an ihn direkt berichten solle, nicht mehr an den Personalleiter. Mit Wirkung zum 01. August 2016 wurde diese Versetzung vollzogen und Dieter gehört seit diesem Tag nun erstmals zur erweiterten Geschäftsleitung von ADP. Das bedeutet einige zusätzliche Termine am Hauptsitz in Neu Isenburg, aber auch besserer Einblick und umfassendere Kontakte ins Unternehmen.

Das Prüfberichtsjahr war für Dieter ungewöhnlich herausfordernd. Im Mai - direkt vor seinem zweiwöchigen Pfingsturlaub - erfuhr er, dass Gerhard Pfahler sich entschlossen hat, das Unternehmen im Juni zu verlassen. Also musste hierfür kurzfristig Ersatz gefunden und eingearbeitet werden. Matthias Langner war nicht die erste Wahl, wurde aber als Ersatz letztlich akzeptiert. Anfang September zeigte sich, dass die Prüfanforderungen weiter detailliert und verschärft sein werden, insbesondere in der Qualität der Nachweise. Direkt nach seinem Sommerurlaub erfuhr Dieter, dass Matthias Langner mit neuen Projektaufgaben betraut wurde und damit nicht mehr zur Verfügung stehen sollte. Aufgrund einer massiven Intervention wurde eine eingeschränkte Unterstützung durch Matthias weiter zugesagt. Dann war Gabi Fuß Ende September im Urlaub und die einzige, die einen Negativeintrag im GETS central-Prüfbericht hätte verhindern können. Leider kam sie zu spät aus dem Urlaub zurück. Im Rahmen eines Einigungsstellenverfahrens „my moment“ wurde Hans-Joachim Rost vom Walkthrough-Termin abgezogen. Auch den Termin in Dresden konnte er nicht wie üblich wahrnehmen, da er zur Tagung des europäischen Betriebsrats musste. Thomas Meißner war wie gewohnt nie verfügbar und hatte seine Aufgaben nur sehr unzureichend wahrgenommen. So musste Dieter viel improvisieren und besonders viel seiner Arbeitszeit investieren, um die Anfragen der Prüfer erfolgreich beantworten zu können. Manches Mal brauchte es auch besonderer Kreativität, wenn Standardprozesse nicht eingehalten wurden und damit die erwartbaren Nachweise nicht zur Verfügung standen. Es zeigte sich als Hauptproblem, dass die Nachweise für die Lohnartenänderungen nicht wie besprochen geliefert werden konnten. Durch eine nachträgliche Anpassung der Kontrollbeschreibung über manche Diskussionen hinweg konnten dann auch hier letztlich alle geforderten Nachweise erbracht werden. Dieser Zusatzaufwand führte zu Mehrkosten durch die Prüfer und zu einem ADP-seitigen Prüfaufwand von ca. 460 Stunden. Bei guter Organisation sollte der Aufwand für ADP nach Dieters Einschätzung auf jeden Fall unter 200 Stunden liegen. Für 2017 bleibt also viel Raum für Optimierungen und um Dieters Nerven zu schonen.